Comunicação Não Verbal - Linguagem Corporal VII

Comunicação Não Verbal - Linguagem Corporal

FALAR EM PÚBLICO

Habitualmente pensamos que aqueles que são bons a falar em público já nasceram assim, o que não é verdade. Os bons comunicadores normalmente passaram muitos anos a praticar e a melhorar o seu desempenho, a aprender como organizar, preparar e realizar um discurso e como manter o interesse do público. Um grande esforço, vontade e assiduidade são normalmente ingredientes para alguém se tornar um bom comunicador. 

Nesta situação, o dito que a prática ajuda a perfeição é totalmente verdade. Todos aqueles cujo trabalho está directamente relacionado com o falar em público têm de desenvolver todas as competências relacionadas com esta actividade pois esta actividade pode ser a base do seu sucesso e progressão na carreira.

Existem diversas questões relacionadas com o falar em público:

Qual o objectivo da apresentação? 

Existem dois objectives básicos, informar e causar impacto. Se o nosso objectivo é informar, significa que estaremos a transmitir aos ouvintes instruções, conhecimento, etc. Se o nosso objectivo é causar impacto, então pretendemos ter influência nos ouvintes de tal força que o nosso propósito seja alcançado. Podemos influenciar os seus pontos de vista, os seus comportamentos e acções.

Quem serão os ouvintes? 

Quando nos preparamos para um discurso temos que nos informar a priori sobre quem serão os nossos ouvintes, o que já sabem sobre o tema do discurso, quais os seus interesses, porque estarão a ouvir o nosso discurso ou apresentação e o que poderão ganhar com aquela experiência. Também teremos necessidade de saber a sua idade, sexo, Educação para podermos ajustar a nossa linguagem às suas características.

O efeito da apresentação vai depender da atenção dos ouvintes. Aqui é necessário ter em consideração que a atenção vai atingir o seu máximo no início da apresentação mas que após 10 ou 15 minutos precisa de ser novamente estimulada.

Preparação para um discurso ou apresentação pública

Os principais aspectos da preparação são os seguintes:

Escolha do estilo da apresentação: distinguimos entre o estilo didáctico ou narrativo e o estilo interactivo. Se um orador decide usar o estilo didáctico ele actuará como um expert que narra o conteúdo podendo usar diferentes instrumentos. Os ouvintes observam-no e estão atentos.

Quando se usa o estilo interactivo, o orador desafia os participantes a, activamente, tomarem parte na apresentação, a falarem uns com os outros, a trocar experiências e a praticarem. Desta forma, o orador recebe feedback imediato sobre o que os ouvintes sabem sobre o tema.

O local onde a apresentação terá lugar: tem de estar de acordo com o objectivo da apresentação e com o estilo escolhido. Mesas, cadeiras, equipamento audiovisual tem de ser preparado de forma a assegurar que os ouvintes se sintam confortáveis e permitam um bom contacto visual com o orador. É recomendável que as cadeiras estejam dispostas num semicírculo, circulo, letra U, etc. Na frente das cadeiras deve estar uma secretária que pode ser usada para tirar notas. 

Se necessário, devem-se instalar microfones. Deve-se, igualmente, prestar atenção à temperatura da sala, ventilação e iluminação.

A preparação do conteúdo da apresentação: deve-se escrever o conteúdo e a estrutura do discurso. Os oradores pouco experientes devem escrever o conteúdo complete bem como criar um script (conteúdo com comentários para a realização do discurso). Os oradores mais experientes podem escrever apenas os tópicos do discurso e a forma como o devem realizar. Mesmo sob pressão ou em circunstâncias dinâmicas, um orador de sucesso pode escrever os principais tópicos.

É necessário preparar a introdução; esta encerra 3 funções: captar a atenção da audiência; criar uma boa relação com os ouvintes e introduzir os principais tópicos da apresentação. Pode-se começar colocando uma questão, fazendo alguma declaração, referindo alguém famoso ou algum evento; citando alguém ou mesmo até apelando para os sentimentos da audiência ou para o seu humor.

O corpo da apresentação deve ser preparado de acordo com o estilo do conteúdo. Para um estilo didáctico é necessário preparar um conteúdo substancialmente maior. É necessário definir o tipo de linguagem, os principais pontos a enfatizar e a forma como se realizará todo o processo.

Também é necessário pensar nos exemplos e de que forma eles deverão ser apresentados, etc.

Devem-se usar exemplos simples, concretos, usar as palavras com cuidado pois é necessário ter presente o impacto que estas irão causar na audiência (as palavras encerram emoção, energia).

A conclusão é um sumário do conteúdo. Pode ser apresentado com a ajuda de questões; pode-se igualmente recordar a audiência de quais foram os aspectos principais da apresentação ou pode-se motivá-los através de algum tipo de actividade.

A preparação do material: habitualmente, a pessoa que prepara a apresentação também prepara os materiais necessários. Começa-se este processo com a recolha de material a partir de diversas fontes (literatura sobre o tópico, a partir dos media ou a partir de documentação específica); também se pode recorrer a outras pessoas (colegas, peritos, amigos, parceiros de negócio).

Também se pode preparar algum material para ser entrega à audiência pois normalmente

ela está, precisamente, à espera disso. Com este tipo de material torna-se mais fácil prestar atenção; podem também mais facilmente tirar notas e uns breves instantes de distracção não os prejudica.

O esquema da apresentação: esta deve constituir, em primeiro lugar, uma ajuda para o orador.

Este deve escrever a ordem das actividades bem como o tempo necessário para cada uma

delas. Durante a apresentação, este esquema deve estar junto do orador para que ele possa controlar o tempo.

O discurso teste: antes de um discurso ou de uma apresentação importante, sobretudo os menos experientes nestas actividades, devem fazer um ensaio em condições que sejam as mais próximas possíveis daquelas que irá encontrar na situação real. Desta forma estará a testar a adequação do conteúdo, o tempo necessário para fazer a apresentação, o funcionamento do equipamento audiovisual, etc.

Verificação dos recursos: mesmo antes de a apresentação ter início deve-se verificar se o espaço está adequado, se o equipamento está pronto, se o material a distribuir à audiência está pronto, se o equipamento técnico funciona, se as notas estão prontas, se o esquema está com o orador, etc.

Execução do discurso e da apresentação

Uma boa execução não disfarça uma má preparação. No entanto, uma má execução pode reduzir a eficácia de uma boa preparação.

Comportamento em frente à audiência: um orador deve, habitualmente, colocar-se por detrás de um púlpito caso tenha que falar para um grupo grande. Ele necessita de ter uma boa postura, distribuindo o seu peso por ambas as pernas. Caso tenha que falar para um grupo pequeno, pode-se mover / deslocar pelo meio deles mas de forma cuidada, evitando pôr-se de costas para eles.

O entusiasmo do orador é evidenciado quando ele revela um interesse genuino sobre o assunto que está a apresentar. Ele tem de dar a impressão que o tópico é realmente interessante pois esta é a única forma de captar a atenção da audiência e fazer com que esta memorize o seu conteúdo. O entusiasmo é como um imã; o orador deve procurar captar a atenção com, por exemplo, histórias interessantes, piadas, etc.

O orador medeia a mensagem usando a sua voz. Desta forma, ele tem que ter em mente a sua expressividade (a cadência, o volume, a cor, a entoação), as pausas e as palavras chave. Um volume elevado e grande velocidade apenas intensificam a voz. Se o orador fala muito alto, isto pode mostrá-lo como sendo uma pessoa autoritária, não promovendo a cooperação da audiência.

O discurso começa logo que o orador entra na sala pelo que deve estar atento a que qualquer coisa pode prejudicar uma primeira boa impressão. Os seus gestos iniciais devem chamar a atenção da audiência. Quando chega ao local de onde vai realizar a sua apresentação, deve preparar os seus materiais (ex: transparências, esquema) com cuidado.

Uma saudação com um sorriso é sempre bem vinda. Esta deve ser seguida de uma apresentação pessoal do nome e apelido, profissão, formação, organização, posição ocupada; também pode apresentar uma curta biografia. O uso de anedotas no início de uma apresentação pode causar impacto, caso esta seja adequada. O orador deve explicar, de forma breve, o conteúdo e a estrutura da apresentação.

Um orador nunca deve começar por pedir desculpa pelos recursos inadequados, pelo espaço inapropriado, pela má iluminação, doença, etc. A audiência espera sempre o melhor do orador, e no mínimo, é isto que ele terá de dar.

O contacto visual ajuda a manter a atenção do ouvinte e também aumenta a confiança no orador bem como permite a este monitorar a reacção da audiência ao que está a ser apresentado.

Um orador que parece estar ausente dá a sensação de estar a esconder algo. Também não deve focar a sua atenção em apenas uma pessoa; pelo contrário, deve percorrer a audiência com o seu olhar, mesmo a que está mais longe. Quando se posiciona em frente à audiência deve percorrer toda a sala com o olhar detendo-se em cada zona cerca de 3 segundos.

As questões funcionam como um recurso para atrair a cooperação da audiência, o que poderá ter um impacto positive na eficácia de uma apresentação. Se não houver resposta por parte da audiência, pode ser o próprio orador a provocar o diálogo. Questões provocadoras devem ser sempre respondidas com calma.

O orador deve constantemente controlar o tempo de duração da apresentação. Se não houver relógio na sala, deve colocar o seu em cima da mesa para controle do tempo. Se dá conta que o tempo está a passar muito depressa, pode sempre suprimir conteúdo menos importante da sua apresentação. Esta deve terminar exactamente à hora prevista.

Quando se chega à parte final da apresentação é preciso ter em conta que, se a primeira impressão é vital, a última impressão fica com o ouvinte. As ideias principais, os factos, as soluções, os materiais e as possibilidades têm de ser resumidos. Pode-se perguntar à audiência se têm questões e procurar responder-lhes; pode-se também informar a audiência de que forma pode contactar o orador caso pretendam colocar mais questões. O momento da discussão pode constituir a parte com mais valor para o orador pois permite-lhe receber o feedback e a avaliação da sua apresentação. A conclusão tem de ser forte, convincente e firme pois a audiência tende a escrevê-la.

Quando a apresentação acaba, o organizador agradeço ao orador. Se houver aplausos, o orador aceita-os com compostura e expressa a sua gratidão. À medida que a audiência abandona a sala, o orador deve manter-se disponível para responder a mais questões. A recolha de todo o material deve apenas ocorrer depois da audiência ter deixado a sala.

Uso da Comunicação não verbal e de equipamento audiovisual: um orador deve ter em conta que não são só as suas palavras, mas a imagem completa, que terá impacto nos ouvintes.

Assim, o orador deve ter cuidado com o seu comportamento enquanto fala. O comportamento corporal deve apoiar as palavras usadas pois é a única forma de convencer a audiência.

O vestuário também tem um efeito comunicativo. Precisa de ser formal e ter classe. Um visual adequado revela a auto confiança do orador. Espelha a relação com a profissão, com a posição ocupada e com a organização à qual pertence.

Análise de erros

Após uma apresentação ou discurso, um bom orador deve sempre perguntar-se se cometeu algum erro. A base para a análise é a informação de retorno que se recebe em conversas com a audiência, organizadores, amigos, colegas, etc. O orador também não deve negligenciar os seus sentimentos e observações. Tem de ter consciência que a apresentação é uma competência que pode ser melhorada com a prática cuja base de aprendizagem é a experiência e os erros.

Técnica dos 4MAT

Na programação neuro linguística, para a apresentação e mediação da informação recorre-se ao sistema 4MAT. Esta é uma técnica eficiente, que exige uma apresentação cuidada:

MINI – O QUÊ: diz-se exactamente de que é que vamos falar. Refere-se o tópico de forma breve, bem como a sua estrutura e os motives para a sua apresentação.

PORQUÊ: pode-se começar com uma história, uma metáfora, com um exemplo típico, concreto, com o uso de frases universais (“tenho a certeza que todos já conhecem a situação em que…”). Vai-se geralmente dos aspectos gerais para os específicos.

O QUÊ: explicam-se os dados, os factos; usam-se números, estatísticas, teses, ideias, sugestões recorrendo a ajudas visuais COMO: pensa-se nos exercícios a usar, na forma como vamos promover a discussão, trocar ideias, opiniões, analisar um problema. Nesta fase procura-se apresentar o conteúdo recorrendo a exemplos concretos.

O QUE SE: faz-se um resumo, pensa-se na forma como transferir o conteúdo para a prática, como usar o novo conhecimento e informação de forma eficiente. Também se pode convidar alguém que já tenha experiência nesta área, a partilhar a sua opinião.